Política de privacidade

1.- Objetivo e âmbito de aplicação

A presente Política resulta de aplicação para todas as empresas que estão detalhadas em seguida e que formam parte do Grupo SGEL (em adiante, SGEL).

Sociedad General Española de Librería, S.A. (SGEL)

Sociedad de Inversión y Gestión de Mercancías y Artículos, S.A. (SIGMA)

Zona Europea de Negocios de Distribución Internacional y Servicios, S.L. (ZENDIS)

TOPCODI SLU.

FREACTION SLU

Distribuciones Grana 2007 S.L.

AELIA Retail España S.A.

DistriRueda 2011 SLU

Celeritas Transporte S.L

A SGEL considera a informação como um dos seus ativos mais importantes. Por isso, adaptaram-se medidas técnicas e organizacionais de segurança necessárias para proteger a informação das ameaças e das vulnerabilidades que a possam afetar, a fim de evitar a perda, destruição, mau uso, alteração, acesso não autorizado ou roubo da informação tratada pela empresa.

A SGEL considera como uma obrigação fundamental garantir o direito de toda a pessoa a ter intimidade, privacidade e proteção com respeito aos seus dados pessoais, tendo adquirido o compromisso formal de proteger tal direito e de documentar as formas como recolhe, trata e realiza a cessão desta informação privada. Simultaneamente, no desenvolvimento da sua atividade, encontra-se sujeita às obrigações impostas pela legislação vigente nesta matéria, bem como às obrigações relativas aos direitos de propriedade intelectual que a normativa reconhece aos proprietários do software e de outros produtos com proteção intelectual que a empresa utiliza na sua atividade.

A presente Política de Privacidade da Informação e Utilização das Ferramentas Informáticas constitui um compromisso de proteção da confidencialidade de toda a informação que a empresa custodia, recolhe, trata ou comunica, e do cumprimento da legislação vigente em matéria de proteção de dados de carácter pessoal, propriedade intelectual ou qualquer outra vinculada ao uso e tratamento de informação e às comunicações eletrónicas.

Na mesma, recolhem-se e descrevem-se determinadas medidas, sem prejuízo de outras que se possam adotar, destinadas a dar efetividade ao mencionado compromisso.

A empresa velará pelo cumprimento da presente Política e considera qualquer vulneração da mesma como uma transgressão da boa fé contratual.

2.- Confidencialidade e integridade da informação

Para a empresa, toda a informação albergada nos seus sistemas e na rede corporativa possui carácter confidencial e, dado que considera expressamente da sua propriedade toda a informação que dentro da empresa é administrada, está especialmente sensibilizada e, portanto, obrigada a exigir o dever de sigilo, o uso devido e a confidencialidade de todos e cada um dos utilizadores que administram os dados, as aplicações, as ferramentas informáticas e qualquer outro ativo de informação de propriedade da SGEL.

A SGEL proíbe, salvo expressa autorização, a cópia, divulgação ou transmissão de qualquer informação confidencial a terceiros ou a trabalhadores e utilizadores da empresa que não estejam autorizados para acederem à mesma.

Terá a consideração de informação confidencial toda aquela informação administrada pela SGEL no desenvolvimento da sua atividade, incluindo informação especialmente reservada como os sigilos industriais ou comerciais da SGEL, bem como informação que se detalha com carácter enunciativo e não limitativo:

As condições comerciais de compra e venda.

A informação derivada dos processos de serviço aos nossos clientes, editores e fornecedores.

Dados tratados pela SGEL que tenham a consideração de dados de carácter pessoal de acordo com o estabelecido na normativa vigente em Espanha.

As bases de dados de clientes, utilizadores, subscritores, funcionários, planos de marketing, vendas e qualquer outro material que forme parte da estratégia industrial ou comercial da empresa.

A informação que se refere a projetos de associação, acordos ou compra de empresas, sejam estas do nosso sector.

Assim como a informação sobre o desenvolvimento de novas linhas de negócio e as gestões realizadas para o conseguir.

Os procedimentos, as metodologias, o código fonte, os algoritmos de cálculos e qualquer outra documentação associada aos processos de negócio.

A fim de preservar a integridade da informação confidencial tratada e gerida pela SGEL, establecer-se-ão medidas de carácter técnico e organizacional que permitam tanto garantir o cumprimento da normativa vigente como evitar práticas incorretas, abusivas, ilícitas ou danos que permitam a perda, a difusão, o uso indevido, a transformação ou destruição de qualquer um dos ativos de informação de propriedade da SGEL.

3.- Confidencialidade e dever de sigilo

Entre a informação confidencial gerida pela SGEL, incluem-se tratamentos de dados de carácter pessoal. O tratamento destes dados implica uma série de obrigações, tanto para a empresa como para os trabalhadores que acedem a tais dados no desenvolvimento das suas funções, de acordo com a normativa vigente em Espanha.

O direito à proteção de dados de carácter pessoal é reconhecido como um direito fundamental no nosso ordenamento e encontra-se regularizado na Lei Orgánica espanhola 15/1999, de 13 de dezembro, de Proteção de Dados de Carácter Pessoal (LOPD) e na Regulamentação que a desenvolve, aprovada pelo Real Decreto espanhol 1720/2007, de 21 de dezembro (RLOPD). A SGEL encontra-se submetida a um processo constante de adaptação e adequação, tanto jurídica como técnica, ao disposto nesta normativa. Por outro lado, a LOPD, no seu artigo 10, estabelece que todas aquelas pessoas que intervenham em qualquer fase do tratamento dos dados pessoais estão obrigadas a guardarem sigilo profissional com respeito aos mesmos.

De acordo com este artigo, todos os trabalhadores que, ao desenvolverem as suas funções, acessem os dados pessoais de responsabilidade da SGEL encontram-se submetidos a um dever de confidencialidade e de sigilo profissional com respeito a tais dados e ao dever de não divulgá-los, revelá-los nem de outra forma, direta ou indireta, colocá-los à disposição de terceiro (nem total nem parcialmente) qualquer que seja o suporte no qual se encontre a informação, obrigações que subsistirão mesmo após finalizar a sua relação com a SGEL.

O não cumprimento destas obrigações pode acarretar à empresa sérios prejuízos que incluem, entre outros, a imposição das sanções prévias na LOPD, podendo derivar-se ainda assim de tal incumprimento a apreciação de responsabilidades penais tipificadas no Título X do Livro II do vigente Código Penal, reservando-se a SGEL o direito a derivar naqueles trabalhadores que não cumpram com as obrigações indicadas as ações civis e/ou penais correspondentes em cada caso.

Em cumprimento do estabelecido no artigo 89.2 RLOPD, por meio da presente Política de Privacidade da Informação e Uso das Ferramentas Informáticas, o trabalhador está informado sobre todas as normas e obrigações que afetam o desenvolvimento das suas funções e sobre as consequências que possam derivar do seu incumprimento.

4.- Medidas de segurança adotadas

A presente Política de Privacidade e Uso das Ferramentas Informáticas, equipamentos, aplicações, Internet e Correio Eletrónico que a SGEL coloca à disposição de todos os funcionários e prestadores de serviço para o desempenho das suas obrigações de carácter laboral ou mercantil exige a adoção de determinadas medidas com o objetivo de preservar a confidencialidade da informação, evitar abusos na utilização, evitar danos que possam afetar os ativos da empresa e evitar infrações legais relativas à normativa afetada, incluindo a normativa vigente sobre proteção de dados de carácter pessoal ou a normativa sobre propriedade intelectual em relação com uso de software por atos de pirataria respeito à cópia ilegal de software proprietário e de outros produtos protegidos pela propriedade intelectual que a empresa tem licenciada.

As seguintes normas sobre o uso responsável dos computadores, das aplicações, do correio eletrónico e sobre a navegação pela Internet possuem a finalidade de facilitar a comunicação e otimizar o uso das transmissões eletrónicas e têm, portanto, o objetivo de ajudar a evitar erros e más práticas na utilização desta tecnologia.

I.- Normas gerais de utilização dos computadores pessoais e periféricos, uso de aplicações e acesso à informação da empresa.

Os recursos informáticas da SGEL, incluindo as redes e conexões, não se deverão utilizar para propósitos distintos aos previstos, que são aqueles relacionados com o desenvolvimento da atividade que o utilizador exerça para a empresa em cumprimento das suas obrigações laborais.

Com o objetivo de impedir o acesso não autorizado à informação confidencial ou ao uso indevido dos terminais, o utilizador deverá adotar as medidas adequadas para impedir o acesso de terceiros a estes terminais, custodiando adequadamente as suas palavras-passe e bloqueando o seu posto de trabalho quando o abandonar.

O utilizador assume o dever de proteger as suas palavras-passe de acesso personalizadas que lhe foram asignadas, responsabilizando-se pela sua custódia e periódica atualização. Toda a palavra-passe e códigos de acesso facilitados são considerados pessoais, intransferíveis e secretos e, portanto, o utilizador é responsável por qualquer tipo acesso à rede que realize utilizando as mesmas. Em caso de suspeita de que a confidencialidade das palavras-passe pode estar comprometida, será necessário informar imediatamente o Departamento de Sistemas da empresa.

Com respeito ao uso das impressoras e à cópia de documentos, todo utilizador deverá prestar a devida diligência e confidencialidade em relação aos diferentes relatórios que imprimir ou copiar, responsabilizando-se pela sua custódia durante o seu uso.

Os utilizadores não devem conectar, a nenhum dos recursos informáticos da SGEL, equipamentos de comunicações que possibilitem a conexão à rede corporativa, nem se conectarem à rede da SGEL através de outros meios que não sejam os definidos e administrados pelo Departamento de Sistemas da empresa.

Com a finalidade de preservar a confidencialidade da informação, a SGEL proíbe expressamente o uso de programas informáticos distintos aos autorizados e fornecidos pelo Departamento de Sistemas da empresa. Por isso, o utilizador será pessoalmente responsável pelos dados e prejuízos que possam ocorrer devido à utilização de programas distintos aos anteriormente referidos e, especialmente, aqueles casos nos quais se utilizem programas que carecem da correspondente licença de uso.

Simultaneamente, a SGEL proíbe expressamente a cópia, comunicação ou transmissão de informação tratada pela empresa e recolhida em aplicações, equipamentos, sistemas ou ficheiros (automatizados ou não) aos quais o utilizador aceda para o exercício das duas funções, salvo para o uso normal ao qual a informação está destinada. Cabe lembrar que o dever de confidencialidade e sigilo que a normativa vigente exige a todas aquelas pessoas que tratem dados de carácter pessoal. Portanto, é necessário evitar levar a cabo qualquer ação sobre os sistemas que comprometam a sua estabilidade ou a informação armazenada no mesmo, e informar-se-á devidamente os responsáveis do Departamento de Sistemas sobre os falhos detetados.

Por motivo de segurança e considerando a ocupação das linhas, a descarga de ficheiros deve ser por razões de trabalho. Não obstante, e dados os direitos protegidos pela normativa sobre propriedade intelectual, a SGEL não se responsabiliza em nenhum caso sobre a vulneração destes direitos como consequência da descarga e do uso ilícito de qualquer produto utilizado nos terminais informáticos da empresa que não tenham sido fornecidos pela mesma. Por isso, e em virtude do compromisso adquirido, a SGEL gere e atualiza pontualmente um registo de aplicações utilizadas sob licença de uso em cada um dos terminais, das áreas e dos departamentos.

II.- Condições de Uso da Internet e do Correio Eletrónico

A empresa facilita aos funcionários que considerem conveniente as ferramentas e aplicações necessárias para aceder à Internet e emitir comunicações através de correios eletrónicos, esperando que façam um uso responsável e não abusivo destas ferramentas.

A conta de email é pessoal e intransferível, não se permitindo que terceiros não autorizados a utilizem. As ações realizadas a partir de uma conta de utilizador são de responsabilidade do mesmo. Por motivos de segurança e controlo, a SGEL regista as conexões eletrónicas realizadas a partir das suas contas corporativas, controlo este que se limita ao endereço eletrónico, data e hora da comunicação e que se leva a cabo preservando, em todo o caso, a intimidade pessoal e os direitos fundamentais de cada um dos utilizadores.

III. Normas relativas à utilização de dados de contacto profissional

Naqueles casos nos quais seja necessário recolher e gerir dados de contacto de clientes e fornecedores, esta informação poderá referir-se exclusivamente ao âmbito profissional e deverá limitar-se ao nome e apelidos da pessoa de contacto, à função ou ao posto desempenhado na empresa e aos dados de contacto profissionais (morada ou email, telefone e número de fax).

A SGEL não se responsabilizará por nenhum dado referente a estas pessoas de contacto para mais além dos indicados. Caso um trabalhador recolha ou trate dados adicionais, estará a fazê-lo a título particular e sob a sua exclusiva responsabilidade.

Os dados de contacto de clientes e fornecedores não se poderão utilizar para nenhuma finalidade distinta à manutenção da relação comercial de tais contactos com a SGEL.

Estas normas aplicam-se a qualquer agenda ou base de dados de contactos elaborada pelo pessoal da SGEL, tanto em papel como em suporte informático.

Última atualização: Março 2015